10 Consells per a reunions efectives

1. La informació prèvia

És important que els assistents a la reunió tinguin les dades precises sobre la mateixa, amb suficient antelació. D'una banda perquè tinguin present en les seves agendes la cita. Però també perquè aportin la documentació que desitgin, reflexionin sobre la seva postura en la reunió, etc.

2. Els participants

La idea clau és que, a major nombre de participants, més dispersió d'idees, més interrupcions, més peticions d'aclariment, etc. Cal convidar només als que aprofitaran el contingut de la reunió, i a les persones per a les quals s'ha ideat aquesta reunió.

3. L'agenda de la reunió

Tot i que la reunió pot planificar-se de diferents formes, hi ha tres qüestions que són la base. La primera és el contingut de la mateixa, els temes que es volen abordar. En segon lloc estaria el temps per a cada tema, de manera aproximada. A més, cal designar el ponent de cada tema, qui farà l'exposició prèvia al debat.

4. Objectius de la reunió

En els primers moments de l'exposició, els líders de la reunió han de definir les causes de la mateixa, i els objectius que es pretén aconseguir. D'aquesta manera, tots els participants seran conscients del que es va a tractar.

5. Sinergia del grup

La reunió no serà cent per cent efectiva si només parlen dels mateixos, i hi ha un nombre indeterminat de participants que no es manifesten. El líder de la reunió ha de saber involucrar totes les persones que han concorregut a la cita, perquè la xerrada s'enriqueixi amb totes les opinions.

6. Infografies, diagrames, esquemes

Està demostrat que aquest tipus d'elements és molt més efectiu que dossiers plens de text per a cada participant, i es pot optimitzar el temps de la reunió, reduint gairebé en un terç de la mateixa.

7. Temes importants, no previstos
Si en el transcurs de la reunió es parla sobre un tema, considerat important, però no previst, el més adequat és integrar-lo en una "llista de temes per a la següent reunió".

8. Accions per dur a terme

El que es debati en la reunió ha de plasmar-se en un pla d'acció. Cal determinar les accions a dur a terme, qui les desenvoluparà i com es comprovarà la seva efectivitat.

9. Una acta de la reunió

Perquè tot estigui plasmat per escrit. Assistents, temes, conclusions i accions a executar.

10. Más reuniones

Les reunions que succeeixen a la primera són importants, per mesurar l'eficàcia de les accions, tractar els temes pendents, punts no aclarits o assimilats a la primera cita, etc.