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10 Tipps für effektive Meetings

Verschiedene Studien kommen zu dem Schluss, dass die Teilnehmer von Fachsitzungen häufig das Gefühl haben, die Dauer der Sitzung sei zu lang gewesen. Man hat allgemein das Gefühl, dass die Zeit nicht genutzt wurde, die für andere, produktivere Aktivitäten hätte verwendet werden können.

Es ist wichtig, dass Sitzungen gut geplant werden und auf Effizienz ausgerichtet sind.

1. Vorherige Informationen

Es ist wichtig, dass die Teilnehmer der Sitzung rechtzeitig genaue Informationen über die Sitzung erhalten. Einerseits, damit sie die Sitzung in ihrem Terminkalender festhalten können. Andererseits aber auch, damit sie alle gewünschten Unterlagen vorlegen, ihren Standpunkt in der Sitzung überdenken können usw.

2. Die Teilnehmer

Der Grundgedanke ist, dass mit der Anzahl der Teilnehmer auch die Streuung der Ideen, die Zahl der Unterbrechungen, die Zahl der Rückfragen usw. zunimmt. Es ist notwendig, nur diejenigen einzuladen, die vom Inhalt des Treffens profitieren werden, und die Personen, für die das Treffen bestimmt ist.

3. Die Tagesordnung des Treffens

Obwohl das Treffen auf unterschiedliche Weise geplant werden kann, sind drei Punkte die Grundlage. Der erste ist der Inhalt des Treffens, also die Themen, die behandelt werden sollen. Der zweite Punkt ist die ungefähre Zeit für jedes Thema. Darüber hinaus sollte für jedes Thema ein Redner bestimmt werden, der vor der Diskussion einen Vortrag hält.

4.Zielsetzung der Sitzung

In den ersten Momenten der Präsentation sollten die Leiter der Sitzung die Gründe für die Sitzung und die zu erreichenden Ziele festlegen. Auf diese Weise wissen alle Teilnehmer, was besprochen werden soll.

5.Gruppensynergie

Die Sitzung wird nicht hundertprozentig effektiv sein, wenn nur dieselben Personen sprechen und eine unbestimmte Anzahl von Teilnehmern nicht das Wort ergreift. Der Leiter der Sitzung muss wissen, wie er der Leiter des Treffens muss wissen, wie er alle Teilnehmer des Treffens einbeziehen kann, so dass das Gespräch bereichert wirdder Versammlungsleiter muss wissen, wie er alle Personen, die zu der Versammlung gekommen sind, einbeziehen kann, damit die Diskussion durch alle Meinungen bereichert wird.

6. Infografiken, Diagramme, Schemata

Es hat sich gezeigt, dass diese Art von Elementen viel effektiver ist als Dossiers mit viel Text für jeden Teilnehmer und die Sitzungsdauer um fast ein Drittel verkürzen kann.

7. Wichtige, ungeplante Themen

Wenn ein wichtiges, aber nicht geplantes Thema während der Sitzung besprochen wird, ist es am besten, es in eine "Liste der Themen für die nächste Sitzung" aufzunehmen.

8. Zu ergreifende Maßnahmen

Was in der Sitzung besprochen wurde, muss in einen Aktionsplan umgesetzt werden. Es muss festgelegt werden, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, wer sie durchführt und wie sie auf ihre Wirksamkeit hin überprüft werden sollen.

9. Protokoll der Sitzung

Damit alles schriftlich festgehalten wird. Teilnehmer, Themen, Schlussfolgerungen und zu treffende Maßnahmen.

10. Weitere Treffen

Die auf die erste Sitzung folgenden Sitzungen sind wichtig, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu messen, offene Fragen zu klären, Punkte zu behandeln, die in der ersten Sitzung nicht geklärt oder aufgenommen wurden, usw.

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