Moderne Bürokonzepte für besseres Arbeiten

Digitalisierung, agiles Arbeiten, Homeoffice – die aktuellen Trends und Veränderungen führen dazu, dass sich moderne Bürokonzepte zunehmend weiterentwickeln. Ihr wichtigstes Merkmal ist es, flexibel zahlreiche Anforderungen zu erfüllen. Und die gehen weit über Tischkicker und Espressobars hinaus.

Moderne Bürokonzepte müssen sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter als auch die wirtschaftlichen Ansprüche des Unternehmens erfüllen. Sie sollten die Firmenkultur widerspiegeln und den Beschäftigten ein Umfeld bieten, in dem sie kreativ und erfolgreich sein können. Im Idealfall wird das agile Büro zu einem starken Faktor im Employer Branding und zum ausschlaggebenden Argument für Fachkräfte, sich für genau diesen Arbeitgeber zu entscheiden und sich langfristig an ihn zu binden.

Modern ist, was aktuell ist, was im Trend liegt, was dem Zeitgeist entspricht. In unserer VUCA-Arbeitswelt ist das die Agilität. Sie bestimmt nicht nur die Art, wie wir arbeiten und unsere Projekte managen, sie hat auch Einfluss darauf, wie moderne Bürokonzepte aussehen. Kurzgesagt: New Work braucht New Office. 

Was genau macht aber nun einen New-Work-Arbeitsplatz aus? Ist er größer, technisch vollkommener oder bunter? Tatsächlich ist er ein bisschen von allem, aber vor allem flexibel und variabel. Es gibt hierbei kein One-fits-all. Kommt es auf Kreativität an, ist Zusammenarbeit, Anregung und Austausch gefragt. Geht es darum, Verträge auszuarbeiten, zählen Ruhe, Detailtreue und Diskretion. So kann ein modernes Bürokonzept, das für die Software-Entwicklung hervorragend funktioniert, für die Anwaltskanzlei völlig ungeeignet sein.

Die Umgebung muss sich also stets an den Anforderungen orientieren. Wer aber weiß am besten, was die Mitarbeiter brauchen? Die Angestellten selbst. Dementsprechend sollten Arbeitgeber ihre Beschäftigten befragen, welche Arbeitsplatzgestaltung ihnen wirklich dienlich ist, bevor sie ein modernes Bürokonzept umsetzen.

Das eine, für alle passende moderne Bürokonzept gibt es also nicht. Wichtig ist, dass die Arbeitsplätze dem individuellen Bedarf entsprechen, und die Bürofläche im Ganzen flexibel ist, damit sie auch künftigen Entwicklungen angepasst werden kann. 

Dabei ist Desk-Sharing Teil der meisten modernen Bürokonzepte. Das bedeutet, dass es nicht für jeden Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz gibt. Je nachdem, welche Art der Arbeit ansteht, kann der Angestellte seinen Platz in einem eher kommunikativen oder mehr kontemplativen Umfeld wählen.

Ein modernes Bürokonzept bedeutet den Abschied vom klassischen Großraumbüro. Vielen Angestellten gefiel es ohnehin nicht, dass ihre Schreibtische auf einer großen Grundfläche mehr oder weniger eng nebeneinander standen. Oft wurden der hohe Geräuschpegel und wiederholte Störungen bei der Arbeit bemängelt.

In einem modernen Bürokonzept ist jedem Angestellten konzentrierte Einzelarbeit möglich. Dafür stehen den Mitarbeitern Rückzugsräume zur Verfügung. Das sind abgeschirmte, ruhige Bürobereiche oder Einzelbüros, die sie aufsuchen können, wenn sie sich bei einer Aufgabe stark konzentrieren müssen. Eine Rückkehr zum personalisierten Einzelbüro ist das aufgrund des Desk Sharings aber nicht.

Egal, ob es um nur zwei Personen geht oder um ein vielköpfiges Team: Wenn Zusammenarbeit ansteht, braucht die Gruppe einen passenden Raum, um sich auszutauschen. Zu einem Flur hin offene Lounges sind dafür meist wenig geeignet.

Darum sollten je nach Unternehmensgröße auch einige Zwei- oder Mehrpersonenbüros sowie Meetingräume für größere Gruppen zum modernen Bürokonzept gehören. Sie können für jede Form der Teamarbeit genutzt werden, etwa für bilaterale Absprachen, den klassischen Informationsaustausch, Weiterbildungsveranstaltungen etc.

Für kreative Aufgaben, etwa ein Brainstorming, eignen sich anregende Arbeitsumgebungen besonders gut. Anregend kann dabei vieles sein, Hauptsache keine graue Gleichförmigkeit. Bunte Farben und Pflanzen, verschiedene Sitzgelegenheiten, Platz zum Herumwandern – der Fantasie der Mitarbeiter sind hier kaum Grenzen gesetzt. Flipchart oder Whiteboard sollten als Kanban Tafeln zur Verfügung stehen. 

Generell findet sich die Idee der Agilität überall im modernen Bürokonzept wieder: So entscheiden Mitarbeiter eigenverantwortlich, welchen Bereich des New Office sie für welche Aufgaben nutzen wollen. Stellt sich heraus, dass eine Fläche den Ansprüchen nicht genügt, sollte sie angepasst werden.

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist wichtig, um individuell und als Team erfolgreich zu sein. Darum kommt den Büroräumen, die dem informellen Zusammensein dienen, in modernen Bürokonzepten ebenfalls eine große Bedeutung zu. Welche Räume sind damit gemeint? Je nach Unternehmenskultur können dazu klassische Angebote wie Teeküche, Lounge und Kickerraum zählen. Es sind aber auch andere Räume denkbar, etwa ein Ruheraum fürs Powernapping, ein Fitness- oder ein Meditationsraum.

Teil eines modernen Bürokonzepts können auch weiterführende Angebote an die Mitarbeiter sein: Wäscherei-Service, mobile Massagen, Hundesitting etc. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice oder die Option, in sogenannten Third Places zu arbeiten (z.B. Co-Working oder Cafés), zahlen auch auf die Zufriedenheit von Beschäftigten ein. Das alles hilft, die besten Bewerber zu finden und erfolgreiche Mitarbeiter im Team zu halten.

Genauso wie die Büros selbst sollten auch die Büromöbel agil und flexibel sein. Dass sie der Ergonomie und dem Arbeitsschutz Genüge tun, versteht sich dabei von selbst. Unternehmen könnten zum Beispiel auf die feste Installation von Tischen verzichten und damit schnelle Umbauten von Einzel- zu Projekttischen ermöglichen. Mit Stellwänden wiederum können ganz einfach Raumzuschnitte verändert werden. 

In diesen Bereich fällt auch das Thema Beleuchtung. Ein kluges Lichtkonzept im modernen Büro kann die positiven Effekte der jeweiligen Arbeitsumgebungen weiter verstärken.

Agiles Arbeiten und New Work beinhalten bei vielen Unternehmen inzwischen auch die Möglichkeit, woanders zu arbeiten als am Firmenstandort. Nichtsdestotrotz sollte die Zentrale natürlich immer noch verkehrstechnisch günstig liegen. Idealerweise ist der Standort sowohl mit Bus und Bahn als auch mit Pkw und Fahrrad gut zu erreichen.

Eine Idee, die vielen Mitarbeitern entgegenkommt, besteht darin, statt einer großen Zentrale, mehrere kleinere Büros in verschiedenen Stadtteilen einzurichten. Das verkürzt die Arbeitswege, weil Beschäftigte die Möglichkeit haben, in ihrem jeweiligen Stadtteil-Büro zu arbeiten. Sinnvoll kann auch ein Firmenstandort in der Nähe eines Coworking-Spaces sein. Sollte das eigene Bürokonzept für einen speziellen Bedarf einmal keine Lösung bieten, können Teams dorthin ausweichen.

Bleibt die Frage, welches moderne Bürokonzept den hohen Ansprüchen an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der New Work genügen kann. Als ideale Lösung gilt das Multispace-Büro. 

Ein wichtiges Merkmal des Multispace-Büros ist seine Agilität. Nichts ist in Stein gemeißelt und unveränderbar. Es lebt und funktioniert dadurch, dass für jeden Beschäftigten und jede Aufgabe der richtige Raum zur Verfügung steht. „Richtig” bedeutet in diesem Sinne, dass die jeweilige Tätigkeit durch die Büroumgebung bestmöglich unterstützt wird, egal ob es dabei um kreative Teamarbeit, Einzelarbeit mit hoher Konzentration oder Erholungsphasen geht.

Das Konzept „multispace” ist dabei gar keine neue Erfindung. Sowohl Unternehmern als auch ihren Beschäftigten ist es im Grunde bestens bekannt: aus ihrem Zuhause. Auch dort gibt es für die verschiedenen Tätigkeiten und Bedürfnisse Räume oder Bereiche, die speziell darauf ausgerichtet sind. Man liest ein Buch im Wohnzimmer, kocht in der Küche, feiert die Party im Garten. Das Multispace-Büro ist quasi nichts anderes als ein funktionales Zuhause für den arbeitenden Menschen: Für jede Aufgabe existiert ein passender Raum. 

So gehen Arbeitsorganisation und moderne Bürokonzepte Hand in Hand. Dafür gibt es den Fachbegriff Activity Based Working (ABW). Voraussetzung ist, dass die Beschäftigten des Unternehmens – ganz nach agilem Prinzip – vorab folgende Fragen beantwortet haben:

• Welche Prozesse und Tätigkeiten fallen bei uns an?​
• Wie oft und in welchem Ausmaß werden diese ausgeführt?
• Welche Raumtypen brauchen wir dafür?
• Wie groß müssen diese Räume bzw. Bereiche sein?
• Wo im Multispace-Büro sollen die jeweiligen Arbeitszonen angesiedelt sein?
  

Das Multispace-Büro ist also ein Office-Mix mit offenen Flächen, der die Bedürfnisse der Beschäftigten erfüllt und dem Prinzip des Desk Sharing folgt. Es fördert die Selbstbestimmung der Mitarbeiter, dient der Teamarbeit, bietet Rückzugsmöglichkeiten für Konzentrationsarbeit und unterstützt die Umsetzung von Unternehmenszielen stärker als andere Bürostrukturen dies tun. 

Dass sich die Multispace-Büros einzelner Arbeitgeber stark voneinander unterscheiden, versteht sich von selbst: Multispace ist so individuell wie die Aufgaben und Mitarbeiter eines jeden Unternehmens es sind.

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