New Work: Erfolgreich im Büro der Zukunft – Moderne Office-Konzepte fürs agile Arbeiten

Arbeiten Sie auch schon agil und sitzen im Büro der Zukunft? Wie sieht das eigentlich aus? Reicht schon der Freitag im Homeoffice, um ein Arbeitsmodell flexibel oder hybrid zu nennen oder was braucht es alles dafür? 

Zurzeit gibt es viele Ideen und Modelle, die das Büro der Zukunft und unsere Art des Arbeitens bestimmen sollen. Mit diesem Ratgeber bringen wir Licht ins Dunkel und stellen sowohl agile Methoden des Projektmanagements vor als auch die dazu passenden modernen Bürokonzepte. Damit möchten wir Unternehmern, Führungskräften und Angestellten Anregungen geben, welche Strukturen in Bezug auf ihre Arbeit und ihre Arbeitsumgebung denkbar und sinnvoll sind.

Wir haben diesen Ratgeber gemeinsam mit unseren Kooperationspartnern Never Walk Alone, Gesellschaft für digitale Transformation, und designfunktion, Workspace Consulting, Büroplanung & -Einrichtung, entwickelt.

Den Begriff VUCA gibt es schon seit den 1990er-Jahren. Anfangs war er vor allem Führungskräften bekannt, weil sie sich in Weiterbildungsseminaren damit beschäftigten. Inzwischen ist VUCA zum Schlagwort der New Work geworden und bestimmt auch, wie das Büro der Zukunft aussehen wird.

Das Akronym VUCA setzt sich aus den Anfangsbuchstaben folgender vier Wörter zusammen: 

• Volatility (Flüchtigkeit)​
• Uncertainty (Unsicherheit)
• Complexity (Komplexität)
• Ambiguity (Mehrdeutigkeit)

Unsere heutige (Arbeits-)Welt ist VUCA, weil uns immer wieder plötzliche Veränderungen aus den gewohnten Bahnen werfen. Das ist uns allen spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie bewusst. Wer normalerweise im Büro tätig war, musste plötzlich ins Homeoffice, sich mit Remote Work auseinandersetzen und in hybriden Teams funktionieren. 

Doch auch ohne die Dramatik einer Pandemie passieren andauernd einschneidende Veränderungen in unserer globalisierten und digitalisierten Arbeitswelt. Sei es das Wegbrechen eines Zulieferers, der unserer Logistikkette zu behindern droht, die Einführung einer neuen Software, die lang erprobte Abläufe verändern wird, oder die Expansion, die aus dem deutschen Mittelstandsbetrieb ein internationales und interkulturelles Unternehmen macht.

Symptomatisch für die VUCA-Welt ist, dass wir die Folgen und Konsequenzen aus diesen Veränderungen letztendlich nicht absehen können. Das stellt für den einen Berufstätigen im sogenannten Büro der Zukunft eine spannende Herausforderung dar, für den anderen eine Unsicherheit, die bedrohlich wirken kann. Nichtsdestotrotz müssen sich Unternehmer, Führungskräfte und Mitarbeiter damit auseinandersetzen und sich den immer wieder neuen Veränderungen anpassen. Agiles Arbeiten ist angesichts der Ansprüche, die New Work an uns stellt, der richtige Weg.

Agiles Arbeiten, agile Unternehmen, agile Teams – der Begriff „agil” begegnet uns inzwischen überall. Es scheint, alles im Büro der Zukunft ist irgendwie agil geworden. Aber was meint der Begriff eigentlich? 

Agilität bedeutet, flexibel, wendig und anpassungsfähig zu sein. Stehen wir in der VUCA-Welt vor einem unvorhergesehenen Ereignis, reagieren wir im besten Fall agil. Wir wiederholen keine alten Muster, sondern prüfen, welcher Schritt der neuen Situation angemessen ist. Dazu gehört die Anpassung von Prozessen, die Zusammenarbeit in variablen Teams und die Entwicklung neuer Arbeitsstrukturen. Idealerweise antworten wir sogar nicht nur auf Veränderungen, sondern sehen sie voraus und werden proaktiv.

Wie auch VUCA ist New Work kein ganz neuer Begriff. Der Sozialphilosoph Frithjof Bergmann hat ihn ursprünglich in den 1980er-Jahren geprägt. Schon damals waren die Begriffe Freiheit, Selbstständigkeit und Teilhabe in Bergmanns Thesen zur neuen Art des Arbeitens zentral. Im Grundsatz geht es bei New Work auch heute noch genau darum.

New Work ist das Label für die moderne Arbeitswelt, die geprägt ist von Digitalisierung,  Globalisierung und ständigem Wandel. New Work impliziert daneben auch die wachsenden Anforderungen der Mitarbeiter an Sinnhaftigkeit, Flexibilität, Mit- und Eigenverantwortung in ihrem Berufsleben. 

Der Strukturwandel von althergebrachten Arbeitsabläufen hin zu New Work setzt ein neues Mindset in Unternehmen voraus. Arbeitgeber, die sich der New Work verweigern, gelten als nicht zukunftsfähig, weil ihre Innovationskraft darunter leidet und sie darüber hinaus für Fachkräfte an Attraktivität verlieren.

Dagegen wird im Büro der Zukunft dank New Work nicht mehr innerhalb einer starren Hierarchie gearbeitet. Stattdessen herrscht eine Vertrauenskultur. Führungskräfte motivieren ihre Mitarbeiter und sorgen dafür, dass diese ihre Fähigkeiten bestmöglich einbringen können. Alle haben ein gemeinschaftliches Ziel haben, das sie engagiert und eigenverantwortlich verfolgen. Digitale Tools ermöglichen flexibles Arbeiten an unterschiedlichen Plätzen, die von Mitarbeitern und Teams frei gewählt werden können. 

Dementsprechend bietet das Büro der Zukunft variable Arbeitsplätze und Meetingflächen sowie Optionen für Remote Work im Homeoffice oder in einem Coworking-Space. Dadurch entstehen Freiräume für kreatives Arbeiten in der Gruppe wie auch Rückzugsmöglichkeiten für Konzentrationsphasen des einzelnen Mitarbeiters. Agilität steht über allem.