Die Anbahnung eines Verwaltungsmandates beginnt zunächst mit der Erstellung eines Angebotes. Der Auftragnehmer kalkuliert dabei anhand der Objektdaten, darunter der Adresse, der Art des Objektes (Wohnwirtschaft, Bürogebäude, Light-Industrial oder Logistik) und des Zustandes die Verwaltergebühr. Es gilt dabei, mit jedem Kunden individuell abzustimmen, welche Aufgaben genau übernommen werden sollen. Bei professionellen Verwaltern können in der Regel Leistungen vom Full-Service bis zu Einzelleistungen, wie Hausmeisterservice, Mieterbetreuung oder Buchhaltung, vereinbart werden. Sind sich die Parteien einig, kommt es zum Abschluss des Verwaltervertrages und zur Festsetzung des Übergabezeitpunktes.
Bereits vor der offiziellen Übernahme der Immobilienverwaltung bereitet der künftige Verwalter sorgfältig die Daten zu dem bzw. den beauftragten Objekten auf und legt damit den organisatorischen Grundstein für seine kommenden Aufgaben. Es gilt, alle Informationen zu dem Objekt zu erfassen, darunter Mieterdaten, Kontakte zuständiger Dienstleister und weitere, um anschließend ein Ablagesystem für die Wohneinheiten zu erstellen. Digital und physisch werden die Daten sortiert sowie hinterlegt und schließlich alle buchhalterischen Vorgänge erfasst, zum Beispiel die Daueraufträge der Mietzahlungen und automatisierte Verbuchung der Nebenkosten.
Wichtig für das Vertrauen der Mieter gegenüber dem Verwalter als Vertreter des Vermieters ist eine datenschutzkonforme und möglichst gut kommunizierte Übernahme. Es gilt neben der allgemeinen Bekanntgabe des Verwaltungsmandats, Informationen, wie neue Kontoverbindungen und Ansprechpartner zu übermitteln, sowie Fragen offen zu beantworten. Weiterhin müssen Versorger und Dienstleister über die Veränderung in Kenntnis gesetzt werden.
Damit der Verwalter detaillierte Kenntnis des Arbeitsgegenstandes erhält, ist zunächst eine ausführliche Besichtigung des Gebäudes notwendig. Diese wird mit dem Eigentümer oder dem vorherigen Verwalter durchgeführt und ist je nach Objektart und Größe unterschiedlich umfangreich. Bei Bedarf werden weitere Fachkräfte hinzugezogen. So kann im Beisein eines Bauleiters ein Aktionsplan für notwendige Reparaturen und bauliche Maßnahmen erstellt werden.
Nach der Gebäudebesichtigung erfolgt eine detaillierte Sichtung und Kontrolle der erfassten Informationen und Unterlagen. Im Interesse des Auftraggebers prüft ein guter Verwalter genau, ob sich Einsparungspotenziale ergeben, beispielsweise bei Versicherungen, Energielieferanten oder Wartungsverträgen. Die aufbereiteten Dokumente werden anschließend in die eigens eingerichtete digitale und physische Ordnerstruktur überführt. Für den Eigentümer wird ein Übernahmeprotokoll erstellt, in dem alle wichtigen Informationen der Objektbesichtigung inkl. Verzeichnis der übernommenen Akten, Schlüssel und Gerätschaften aufgeführt sind.
Um die Übernahme der Buchhaltung abzuschließen, wird eine Kontovollmacht der Hausbank erteilt. Der Verwalter richtet folgend notwendige Einzugsermächtigungen sowie Daueraufträge ein und erfasst wiederkehrende Zahlungsverpflichtungen für bestimmte Empfänger. Abschließend werden noch ausstehende Interessensgruppen (Kreditoren, Behörden und Lieferanten) mit einem Rundschreiben informiert.
Bei einer sorgfältigen Verwalterübernahme profitiert der Eigentümer von einer Zustandserfassung seiner Liegenschaft und einer Kostenkalkulation für künftige Instandsetzungsmaßnahmen sowie gegebenenfalls Kosteneinsparung durch vertragliche Optimierung. Sie begründet gleichermaßen die Geschäftsbeziehung zwischen Auftraggeber und Verwalter. Am Ende der erfolgreichen Übernahme weiß der Eigentümer sein Objekt in seinem Interesse gut betreut und kann die Verwaltungsaufgaben vertrauensvoll in professionelle Hände geben.
Zum Unternehmen: puro real estate (PRE) ist ein Full-Service-Dienstleister in der Verwaltung gewerblicher und privater Immobilien. Größtenteils in der Region Hannover tätig, übernimmt PRE im Interesse seiner Kunden die kaufmännische Immobilienverwaltung, inklusive Mieterbetreuung, Buchhaltung und Nachvermietung. Zum Leistungsspektrum zählt ebenso die technische Verwaltung, von der Organisation der Gebäudepflege bis hin zur Gebäudesanierung.
Im nächsten Artikel zum Thema Immobilienverwaltung erfahren Sie mehr über die Aufgaben des Verwalters rund um die Mieterbetreuung.